تكنولوجيا أفسدت موظف.. تعرف على "الأضابير" في 14 نقطة

أثار قرار النيابة الإدارية بإحالة عدد من المسئولين بمستشفي قنا التخصصي بتهمة الاستيلاء علي المال العام ومن بينهم مسئول قسم الأضابير بالإدارة الحسابية بمستشفى قنا العام سابقاً، حالة من التساؤل عن معني كلمة الأضابير والتي تعد من الكلمات الغير دارجة  لدي المواطنين، وخاصة أنه يتم استخدامها داخل مستشفي حكومي.

ويقدم صوت الامة في عدد من النقاط المعني المقصود بالأضابير التي تعتبر أحد التقارير المالية الشهرية والخاصة بالمحاسبة الحكومية والمؤسسات العامة، ويمكن تعريفها بأنها غلاف يخصص لكل بند من بنود المصروفات والإيرادات أو حسابات التسوية، يثبت فيه كل بند أو حساب أول بأول برقم المستند المؤيد له بعد أن يتم قيده في الدفاتر المحاسبية، وهي ليست مجرد ملفات لحفظ المستندات فقط ولكنها وسيلة رقابية على العمليات بجانب كونها أداة نظامية، للاحتفاظ بالمستندات بطريقة ملائمة تسهل عمليات مراجعة ديوان المراقبة العامة في الوحدات الحكومية والعامة العاملة بالدولة.

وتعد من أهم الأنظمة التي تتعامل مع  إدارة وأرشفة الكتب الرسمية والمستندات والتراسل الكترونيًا حيث يهدف النظام إلى تحويل العمل اليدوي إلى عمل مميكن وإمكانية البحث عن الوثائق واسترجاعها بشكل سريع، إضافة إلى الحفاظ على الوثائق من التلف والضياع.

ونرصد فوائد وخصائص حزمة الأضبار في 14 نقطة:   

1- إمكانية تعريف الهيكلية الإدارية للمؤسسة بشكل مرن.

2- إمكانية تعريف المستخدمين على النظام ضمن وحداتهم الإدارية وبصلاحيات مختلفة .

3- إمكانية أرشفة الكتب الرسمية الصادرة والواردة مع إمكانية إدخال معلومات الكتب الرسمية من رقم الكتاب، اسم الجهة المستلمة للكتاب، تاريخ الكتاب ...الخ

4- للمشرف قابلية إضافة قوالب للكتب الرسمية حيث يتم تحديد الحقول التي يجب أن تدخل مع كل كتاب رسمي في كل قالب

5- توفير إمكانية أرشفة الأضابير والملفات (بمختلف أنواعها) مع إمكانية إدخال معلومات الاضبارة من رقم ، اسم، تاريخ .

6- التحكم بأسماء الحقول التي سيتم إدخالها مع كل اضبارة من قبل المشرف مع تحديد فيما إذا كانت قيمة الحقل واجبة الإدخال أم اختيارية.

7- أمكانية تشغيل وفتح أي ملف من ملفات الأضابير بمجرد عمل نقرة مزدوجة عليه من داخل الحزمة.

8- توفير خاصية التراسل الداخلي بين مستخدمي الحزمة وبصلاحية مختلفة وبما يتلاءم مع الموقع الإداري للموظف.

9- توفير خاصية عمليات النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات على وسائل خزن خارجية مما يوفر حماية البيانات في حالة حدوث طارئ ما.

10-  وجود خاصية البحث عن كل الحقول التي تم إدخالها في النظام حيث أن النظام يتيح للمستخدم البحث عن كافة معلومات الكتب الرسمية والأضابير المدخلة وعن الرسائل.

11-  التعامل مع الماسحات الضوئية السريعة (Documents Scanner) بشكل مباشر.

12-  إمكانية تعريف مشرفين ثانويين في النظام لكي يتم السيطرة على المستخدمين بشكل محكم.

13- وجود المستخدم المراقب (Monitor) الذي يتمكن من الإطلاع على جميع الفعاليات التي حدثت في النظام ويضمنها فعاليات المشرف لضمان عدم إعطاء صلاحيات غير مناسبة لبعض المستخدمين من قبل المشرف .

14-  إعطاء صلاحيات من قبل المشرف أو المشرف الثانوي لكل المستخدمين  وحسب موقعه الوظيفي، والصلاحيات.