وأكدت وزارة على مراعاة توقيع العضو المنتدب على الكشفين بعد تسلم خطاب الندب وترد صورة منها للجنة الإدارة ومعه ما يفيد أن المنتدب إداريا وتحت مسئولية المدير شخصياً، وكذلك عدم تسليم خطابات الندب للمسكنين على المرحلة الابتدائية، ويراعی توقيع العضو المنتدب على الكشفين بعد تسلم خطاب الندب وترد صورة منها للجنة الإدارة بالمنصورة بعـد توقيع جميع المنتدبين على أن تكون معتمده من مدير المدرسة ومختومة بخاتم المدرسة أو الإدارة أو المديرية وتحتفظ المدرسة بالكشف الأصلى أما خطاب الندب فيحتفظ به العضو لتقديمه لرئيس اللجنة المنتدب إليهـا عـلـى أن يـسلم خطاب الندب للعضو المنتدب شخصيا.
وشددت على عدم تسليم خطاب الندب لأى عضو منتدب قـد صـدر ضده قـرار بحرمانـه مـن أعمـال الامتحانات أو إحالته للمحكمة التأديبية فى مخالفة تتعلق بأعمال الامتحانات ويرد الخطاب للجنة الإدارة فورا، كما يراعى عدم تسلم خطابات الندب للمعارين أو الذين أحيلوا للمعاش، مع تسليم جميع خطابات الندب للمنتدبين وتوقيعهم بما يفيد الاستلام واعتماد حوافظ التسليم من مدير المدرسة أو مدير الإدارة أو المسئول بالمديرية وختمها بخاتم شعار الجمهورية وتسليمها إلى لجنة الإدارة بالمنصورة فى موعد غايته 48 ساعة.
